Desde el primer momento en que nos damos de alta en el Servicio de Atención Tributaria (SAT) y comenzamos a emitir y recibir facturas, podemos observar que todas tienen distintos datos como: RFC emisor, RFC receptor o folio fiscal.
El folio fiscal 3.3 (también conocido como folio digital) es una serie de dígitos presentes tanto en los recibos de honorarios o facturas que solicitamos y en las facturas que generemos, según sea la situación.
Qué son los folios digitales
Anteriormente, las facturas eran en papel, en ellas se encontraba un folio que se componía de números y letras que dependiendo la empresa, variaban en su longitud. Cabe resaltar que este documento tenía un valor ante la Secretaria de Hacienda.
Sin embargo, estos últimos años el sistema fiscal mexicano se benefició de una transformación digital en el tema de las facturas, por lo tanto, los folios también se digitalizaron, logrando como resultado los folios digitales.
Los folios digitales son generados de manera automática cuando emitimos un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y está compuesto por el Identificador Universalmente Único o UUID, por sus siglas en inglés.
El UUID es una clave alfanumérica conformada por 32 caracteres hexadecimales, separados en guiones y mostrados en 5 grupos.
Cabe aclarar que si emites más de cinco facturas al mes, es recomendable contratar un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), que son personas morales facultadas por el SAT para crear y procesar distintos documentos fiscales, entre los cuales se incluyen los folios digitales.
En caso de necesitar emitir cuatro o menos facturas, es recomendable hacerlo mediante la plataforma del SAT. Aquí también se te asignará de manera automática un número de folio fisca.
Para qué sirve un folio fiscal
En caso de necesitar generar un gran número de facturas, es necesario contratar los servicios de un PAC. Estas empresas te brindarán un número de folios digitales, además de contar con distintos beneficios.
Emitir facturas
La contratación de este tipo de servicios viene un número determinado de facturas u otros documentos fiscales, dependiendo la empresa y el paquete adquirido.
De igual manera, está la opción de timbrar tus documentos. Y destaca que este proceso sólo lo puede realizar un PAC, quienes estarán encargados de reportar todos tus documentos fiscales en un lapso no mayor a 72 horas.
El timbrado fiscal, además de la asignación de un folio digital único e irrepetible, agrega elementos importantes como la fecha de expedición, el sello del SAT y el certificado del SAT.
Historial de comprobantes fiscales
Al adquirir folios fiscales 3.3 podrás tener un historial de todas las facturas (u otros documentos) que llevas, logrando un mayor control en este aspecto.
Asimismo, es un gran apoyo, pues en caso de equivocarte en los datos de la factura, podrás cancelarla: sólo tendrás que poner el folio fiscal en el nuevo CFDI que vayas a generar.
Sin embargo, debemos de aclarar que el paso anterior puede variar dependiendo del Proveedor Autorizado de Certificación: la interfaz de cada uno es diferente.
Personalización de documentos fiscales
En el caso de los comerciantes, uno de los mejores beneficios al contratar un PAC es la capacidad de personalizar las facturas que mandan cuando los clientes solicitan este documento cuando adquieren bienes o servicios.
Se pueden agregar el logo del negocio y lema, entre otras cosas que pueden variar, como lo es el color, tamaño o márgenes.
¿Cómo obtener folios digitales para facturar?
Actualmente, hay un gran número de proveedores autorizados por el SAT para vender folios digitales. Las empresas que los comercializan lo hacen principalmente en paquetes, por lo tanto, antes de adquirir alguno, vale la pena comparar mínimo tres.
Si quieres conocer la lista completa de todos estos proveedores, consulta esta liga, son más de 70 empresas dedicadas y calificadas para vender folios fiscales, entre otras actividades.
Además, deberás de contar con tu e.firma, conocida como firma electrónica o FIEL. Y, también con el Certificados de Sellos Digitales (CSD).
De igual manera, es importante recordar que el SAT brinda sus propios folios digitales a través de su plataforma, no obstante, no da los mismos beneficios que se mencionaron anteriormente.
Encontrar el folio fiscal de una factura electrónica
Siempre es necesario verificar el folio fiscal de la de las facturas o cualquier otro Certificado Fiscal Digital por Internet.
A continuación te contamos las formas de encontrarlo, ya sea para que lo tengas a la mano para comprobar que sea el mismo en los archivos que se te brindan o simplemente como comprobante.
Encontrar folio fiscal en PDF
Cuando se realiza una factura siempre habrá dos documentos, uno de ellos en formato PDF. Esto se hace para que sea fácil de imprimir y la información esté al alcance de tus emisores o receptores.
En el archivo PDF estará el campo de “Folio Fiscal” y en la parte que dice “Cadena Original del complemento de certificación digital del SAT”.
La clave alfanumérica tiene que ser exactamente la misma, como se puede apreciar en la siguiente imagen.
Encontrar folio fiscal en el archivo XML
El otro documento que se genera a la hora de facturar será un archivo XML, el más importante para el SAT, pues servirá para agregarlo a su base de datos a la hora de hacer una declaración anual.
En caso de que lo quieras comparar el folio fiscal de este archivo con el de tu PDF, sólo tendrás que abrirlo, normalmente será por medio de un navegador: Internet Explorer, Mozilla Firefox o Google Chrome.
Cuando esté abierto, sólo tienes apretar Control + F y teclear “UUID” para encontrar tu folio digital entre todo el código.
Verificar el folio fiscal
El folio fiscal 3.3 siempre estará formado por 32 dígitos. Siempre serán números del 0 al 6 y sólo contará con las primeras 6 letras del abecedario.
Para poder verificar la autenticidad de este folio fiscal, será necesario entrar al sitio que proporciona el SAT para esta tarea y seguir los siguientes pasos:
- Ingresar el folio fiscal de tu factura o cualquier otro CFDI que necesites verificar.
- Escribir el RFC del emisor y el RFC del receptor.
- Proporcionar los caracteres de la imagen que el SAT agrega por seguridad.
- Darle clic a “Verificar CFDI”.
Cabe recalcar que el folio fiscal deberá de ser ingresado en mayúsculas, en caso contrario no será válido y no podrás verificar la autenticidad de tu comprobante fiscal.
Para finalizar, en caso de querer verificar una gran cantidad de facturas te aseguramos que la PAC que contrates está obligada a darte facilidades, pues cuentan con herramientas para hacerlo, además que será más sencillo que hacerlo una por una.
