Requisitos para Sacar el RUT en Colombia

¿Qué es el RUT?  Es el Registro Único Tributario, este compone el conjunto único creado por la DIAN que identifica, ubica y clasifica a las personas y entidades que según su actividad estén clasificadas dentro de las siguientes categorías:
  • Contribuyentes que declaran el impuesto de renta
  • Hacen parte del régimen común
  • Se ubican dentro del régimen simplificado
  • Cualquier agente que actúe como retenedor
  • Personas naturales o jurídicas que realicen importaciones o exportaciones
  • Usuarios aduaneros de toda índole
  • Responsable de cualquier obligación administrada por la DIAN.

Requisitos para sacar el RUT ¿Cómo se tramita?

El trámite para sacar el Registro Único Tributario (RUT) se realiza a través de los servicios en línea del sitio web de la DIAN, lo puede realizar directamente o asistir y recibir asistencia en las administraciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Cámaras de Comercio o Puntos de Contacto habilitados por la entidad para tal servicios de asistencia, la misma situación se presenta si necesita realizar un proceso de actualización y/o solicitudes especiales.

Pasos para sacar el RUT

  1. Acceder al sitio oficial de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN. 2. Ubicar en el área de Menús Desplegables la pestaña Otros Servicios. 3. Allí debe seleccionar alguna de las siguientes opciones:
  • RUT – Persona Natural
  • RUT – Persona Jurídica
  • RUT – Cámara de Comercio
  • RUT – Régimen Simplificado 4. Independiente de la opción que elija será llevado a la página: Solicitud inscripción RUT. Allí deberá escoger el tipo de inscripción de acuerdo a la organización o el individuo, si no tiene claro que tipo de inscripción va a realizar junto a cada opción encontrara las condiciones legales específicas.
  • Persona Jurídica
  • Persona Natural
  • Cámara de comercio
  • No responsable de IVA – No obligados Cámara de Comercio
  • Régimen Simple de Tributación RST 5. Una vez seleccionada la opción que se ajusta a su tipo de inscripción, será llevado a elegir la opción de continuar con un registro que tuviera en borrador o si es la primera vez que realiza este proceso ir a rellenar el formulario correspondiente para su caso. Durante el proceso recibirá instrucciones sobre qué información específica debe rellenar y además encontrara la opción borrador para guardar los cambios. 6. Al finalizar de rellenar el formulario debe darle clic al botón enviar, de esta forma el documento ingresara al sistema y entrara al proceso de formalización, una ventana le confirmara el envió o no del formulario. Posterior al aviso: Enviado con éxito, deberá dar clic en el botón formalizar. 7. La formalización de cada inscripción es distinta y arrojara un formulario con marca de agua diferente y si es necesario deberá llevar a los Puntos de Contacto habilitados por la entidad
los documentos solicitados, para esto deberá solicitar una cita en el mismo sitio web de la DIAN.

Tipos de Inscripción en el RUT

En la página Solicitud inscripción RUT encontrara los tipos de inscripción dispuestos por la DIAN, debe verificar las características adjuntas de cada tipo con el fin de seleccionar la adecuada para su caso: • Persona Jurídica 
  • Que para llevar a cabo su actividad no requiere registro mercantil o certificado de cámara de comercio.
  • Comerciante con NIT asignado antes del 2004.
  • Persona Natural 
  • Que realiza actividades excluidas del IVA y por su naturaleza no se consideran mercantiles.
  • Con NIT asignado antes del 2004.
  • Sucesión Ilíquida con bienes, derechos y obligaciones.
  • Cámara de comercio 
  • Persona Natural o Jurídica, que se dedica al comercio y que aún no cuenta con el NIT, para esto requiere registro mercantil.
  • No responsable de IVA – No obligados Cámara de Comercio. 
  • Persona natural que su actividad no esté relacionada con el comercio y no es responsable de IVA.
  • Régimen Simple de Tributación RST 
  • Persona natural que desarrolla realiza una actividad considerada como empresarial, puede no ser comerciante
  • Persona Jurídica constituida por socios o accionistas que son personas naturales.
  • Ingresos brutos ordinarios o extraordinarios, inferiores a 80.000 UVT en el año gravable anterior a la solicitud de registro en el RUT.
  • Que cumplan las obligaciones tributarias de carácter nacional y local.

Requisitos necesarios para sacar el RUT (Documentos)

Además de rellenar el formulario de inscripción en el sitio web, deberá llevar a los Puntos de Contacto habilitados por la DIAN los documentos solicitados necesarios según sea el tipo de inscripción que este realizando, para esto deberá solicitar una cita en el mismo sitio web de la entidad.

Personas jurídicas y asimiladas:

  • Fotocopia del documento que acredite la existencia y representación legal de la persona jurídica.
  • Fotocopia del documento de identidad de la persona dispuesta como representante legal.

Personas naturales

  • Fotocopia del documento de identidad de quien realiza la solicitud de inscripción en el RUT.

Sucesiones ilíquidas

  • Fotocopia del documento de identidad del causante de la sucesión.
  • Fotocopia del Registro de defunción del causante de la sucesión.
  • Fotocopia del documento de identidad de quien representa legalmente la sucesión.
  • Documento en el cual conste la calidad con la cual se actúa en la sucesión, este debe ser expedido por una autoridad competente.

Consorcios y Uniones Temporales

  • Fotocopia del documento de identificación de la persona que actuara como representante legal.
  • Fotocopia de documento o acta de constitución de la unión temporal o consorcio, según sea el caso.
  • Fotocopia del acta, contrato o documento de adjudicación de la licitación.

Inversionistas Extranjeros sin domicilio en Colombia

  • Personas Naturales: fotocopia del documento de identificación del inversionista o persona natural extranjera. o Fotocopia del poder autorizado por la persona natural o inversionista en el exterior. o Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como apoderado del inversionista extranjero.
  • Personas jurídicas: original del documento o acta mediante la cual se acredita y constituye la existencia de la persona jurídica. o Fotocopia del poder autorizado por el representante legal de la sociedad o persona jurídica en el exterior. o Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como apoderado del inversionista extranjero.

Inversionistas no residentes ni domiciliados en Colombia

  • Fotocopia del documento de identidad de la persona delegada como representante legal.
  • Certificación del representante legal del administrador de la inversión.

Inversionistas de capital del extranjero

  • Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como representante legal.
  • Certificado expedido por la Superintendencia Financiera de Colombia donde conste la existencia, constitución y representación legal.
  • Certificación del representante legal del depósito centralizado de valores .

Personas naturales sin residencia en Colombia y sociedades y entidades extranjeras que realicen operaciones a través de establecimientos permanentes

Personas naturales sin residencia en Colombia  Fotocopia del documento de identificación de quien realiza la solicitud de inscripción en el RUT. o Declaración donde se aclare el contexto que da lugar a la existencia de un establecimiento permanente en Colombia. Sociedades y entidades extranjeras  Original del documento o acta mediante la cual se acredita y constituye la existencia de la oficina principal. o Copia del documento o acta por la cual se acordó que la sociedad o entidad llevara a cabo actividades en Colombia. o Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como representante legal. Sociedades o entidades consideradas nacionales 
  • Original del documento o acta por la cual se acredita la existencia y representación legal de la sociedad o entidad.
  • Documento o acto por el cual se comunica el domicilio en el territorio nacional Colombiano.
  • Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como representante legal.
Patrimonios considerados como autónomos 
  • Fotocopia del documento de identificación de la persona delegada como representante legal.
  • Documento por el cual se certifica la existencia y representación legal de la fiducia.
  • Certificación del representante legal de la fiducia.

¿Para qué sirve el RUT?

Contar con el Registro Único Tributario le permite que con quienes usted sostenga una relación comercial, laboral o económica identifiquen o acrediten su actividad económica en general, identificar y reconocer sus obligaciones Tributarias Aduaneras y Cambiarias (TAC) frente al Estado Colombiano y realizar los trámites relacionados con el cumplimiento de estas obligaciones.

¿Qué costo tiene la inscripción en el RUT?

Realizar la inscripción en el RUT no tiene costo alguno, todo el trámite es gratuito así como el formulario requerido.

¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?

  • Entidades y personas que declaran el impuesto sobre la renta.
  • Los patrimonios autónomos.
  • Inversionistas o administradores de capitales extranjeros que estén obligados a cumplir deberes formales con la DIAN.
  • Sucursales en Colombia de personas jurídicas o entidades extranjeras.
  • Personas naturales que sean delegadas como representantes legales, mandatarios, apoderados y que ejerzan cualquier tipo representación en general.
  • Personas y entidades o sociedades no contribuyentes que declaran ingresos y patrimonio.
  • Personas naturales y jurídicas pertenecientes al régimen simplificado del impuesto al consumo.
  • Pertenecientes al régimen simplificado o común responsables del impuesto sobre las ventas.
  • No responsables del impuesto sobre las ventas, ya sean personas o entidades
  • Responsables del impuesto al consumo.
  • Responsables del impuesto a la gasolina y al ACPM.
  • Agentes retenedores.
  • Importadores, exportadores y demás usuarios aduaneros.
  • Profesionales de compra y venta de divisas en efectivo y cheques de viajeros.
  • Aquellos obligados a declarar divisas o moneda legal colombiana en efectivo al ingresar o salir del país.
Es importante tener claro que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) podrá requerir la inscripción de otros sujetos diferentes de los enunciados, para efectos del control de las obligaciones sustanciales y formales que administra.

¿En qué momento debo inscribirme en el RUT?

La inscripción en el Registro Único Tributario (RUT), deberá efectuarla previo al inicio de la actividad económica, al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN, y en general, a la ejecución de cualquier actividad como importador, exportador o usuario aduanero. Una aclaración importante para personas naturales que deban iniciar a declarar el impuesto sobre la renta, es que tendrán plazo para inscribirse en el RUT hasta la fecha anunciada por la DIAN para presentar la declaración. La inscripción en el RUT le evitará sanciones tales como:
  • Clausura del establecimiento o una multa equivalente a una unidad de valor tributaria (UVT) por cada día de retraso en la inscripción.
  • Multa de diez UVT por no exhibir en lugar visible la certificación de inscripción al RUT.
  • Sanción por la desactualización de la información, equivalente a una multa de dos UVT por cada día de retraso en la inscripción.
  • Indicar datos falsos, incompletos o equivocados, se sancionara con una multa equivalente a cien UVT.

¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT?

La inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) tendrá vigencia indefinida y debido a esto no se exigirá su renovación a menos que realice actualizaciones.

¿Dónde puedo tramitar el RUT?

Los trámites relacionados con el RUT son inscripción, actualización y solicitud de cancelación del registro, de forma electrónica a través del sitio web de la DIAN podrá realizar:
  • Inscripción en el RUT para personas naturales pertenecientes al régimen simplificado que no realicen actividades de tipo mercantil.
  • Actualización del RUT para personas naturales.
  • Solicitud de cancelación del RUT.
La formalización de la inscripción, actualización o solicitud de cancelación requiere que se dirija personalmente o mediante apoderado debidamente acreditado, el cual no requiere tener la calidad de abogado, a las oficinas de las administraciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, Cámaras de Comercio o Puntos de Contacto habilitados por la entidad. En los lugares anteriormente mencionados, si es requerido por usted, podrá solicitar asistencia con el fin de cualquier trámite relacionado con el RUT, es necesario que solicite una cita previa en la plataforma dispuesta en el sitio web. La formalización de la inscripción, actualización o cancelación del Registro Único Tributario (RUT), es el proceso de autenticación, validación e incorporación de la información suministrada virtual o físicamente, y se da por culminada con la expedición del respectivo certificado. Recuerde que posteriormente a la formalización cualquier actualización que sea necesaria la podrá realizar de forma electrónica en el sitio web de la DIAN, para este caso ya no será necesario asistir personalmente o mediante apoderado a alguno de los puntos habilitados por la entidad para realizar trámites. Si tiene dudas puede comunicarse con cualquier sede de la entidad a nivel nacional en estos números:
  • (1) 607 99 99
  • (1) 382 45 00
O ingresando al chat dispuesto en el sitio web de la entidad o redes sociales oficiales. Para poder gestionar el Registro Único Tributario, mejor conocido como RUT, se necesitan una serie de documentos que van a variar según el tipo de persona que lo gestione: natural, jurídica, extranjera, consorcio etc. Si quieres saber cuáles son estos documentos, continúa leyendo, en este artículo te los explicamos. Solicitar el RUT es muy sencillo, desde la página de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), se pueden realizar varias gestiones entre ellas, gestionar y actualizar el RUT. Para poder solicitar este documento, es necesario crearse un usuario y contraseña pero además se necesita una serie de documentos para verificar la identidad del solicitante, en general son documentos sencillos que todos los usuarios tienen, pero van variando según el tipo de solicitante. Por eso, queremos explicarte qué documentos se necesitan para sacar el RUT y todo lo que necesitas saber sobre este trámite.

¿Para qué es el RUT?

El Registro Único Tributario (RUT) es un documento que le permite a las entidades públicas y al Estado, tener un control de los cuidados contribuyentes del país. Con este registro pueden saber todas las personas que llevan cierta actividad económica, que puede ser tanto laboral como comercial. También sirve para determinar el pago de impuestos y aduanas que le corresponden a cada contribuyente. Las personas naturales y jurídicas deben contar con este documento, ya que es un requisito indispensable para firmar acuerdos comerciales incluso suele ser muy solicitado al momento de conseguir un nuevo trabajo. Es responsabilidad del ciudadano mantener sus datos actualizados en el sistema y hacer el registro correspondiente. Así la DIAN puede tener un registro de las personas que tienen obligaciones económicas de impuestos. Por eso, es normal que surjan constantes interrogantes de cuáles son los requisitos para sacar el rut por primera vez persona natural.

¿Qué documentos se necesitan para sacar el RUT?

Existen diferentes documentos necesarios para sacar el RUT que varían según cada caso. Algunos requisitos generales es que el solicitante debe residir en el país, si es extranjero entonces deberá contar con una residencia o visa con permiso para llevar a cabo actividades económicas en Colombia. De igual forma, dependiendo de algunas condiciones los documentos pueden variar y se deberán presentar algunos muy específicos, por eso, los dividimos de la siguiente manera:

Personas naturales

Todas las personas naturales que cuenten con un ingreso económico mensual y paguen impuestos deberán solicitar su Registro Único Tributario (RUT). Ciudadano
  • Deberás presentar tu documento de identidad, original y copia ampliada.
Menores de edad
  • Documento de identidad, puede ser tarjeta de identidad o registro original de nacimiento.
  • Documento de identidad del representante legal del menor de edad. Puede ser de los padres. Se recomienda que vivan en la misma residencia del solicitante. Deberá adjuntar un documento que apruebe el poder del acudiente sobre el menor, en caso de que no sea el padre.
  • Formulario del RUT con la información llena y firmada por el representante.
Extrajero
  • Para solicitar RUT para extranjeros en Colombia. El solicitante debe presentar pasaporte o tarjeta de extranjería original y copia legible.
Cuando lo tramita un tercero
  • En este caso, el tercero debe presentar un poder notariado en el que se autorice a realizar esta diligencia en nombre de otra persona.
  • Cédula  de identidad original y copia del tercero.
  • Cédula de identidad original y copia del solicitante.

RUT Jurídico

En el caso de los RUT jurídico, existen otro tipo de documentos necesarios para poder realizar la gestión, te los mencionamos a continuación. Persona Jurídica
  • Debe presentar original y copia de la cédula de identidad del solicitante.
  • Debe presentar copia legible del certificado de su personería jurídica. Con esto se permite ver que tiene acceso a las responsabilidad de un jurídico. Este documento debe estar apostillado y contar con un aval de un funcionario autorizado.
Consorcio, asociación o unión comercial
  • Debe presentar copia legible del certificado como ente jurídico. Este documento no puede tener una expedición que supere los 30 días.
  • Copia legible del documento de creación del consorcio, asociación o unión comercial. En el mismo debe estar detallada la información de los miembros, representantes y participantes.
  • Igualmente, se debe detallar los inversionistas que no tengan domicilio en el país.
Consorcio, asociación o unión comercial extranjera
  • Documento original que pruebe la existencia de la asociación, este debe estar en idioma español y contar con el apostillado del funcionario autorizado.
  • Se debe presentar un documento que detalle cómo se llevó a cabo el acuerdo de la asociación que se estableció en Colombia.
  • Debe adjuntar una copia legible del documento que acredite el poder para realizar todos los trámites, si se trata de un residente colombiano que está al frente de este proceso.

¿Quiénes están obligados a sacar el RUT?

Todas las personas que realicen algún tipo de actividad laboral y económica en Colombia, están obligadas a sacar el Registro Único Tributario (RUT), evadir esta responsabilidad puede incurrir en faltas y sanciones graves. Por eso, es importante que todos los ciudadanos y usuarios se informen sobre este procedimiento para poder hacer la solicitud del RUT. Es un proceso bastante sencillo que se puede realizar en pocos minutos a través de la página de la DIAN. Aquellos que se preguntan “¿cómo saber si tengo RUT”?, esto lo puedes consultar directamente en el portal web de la DIAN.

¿Cuándo debo inscribirme en el RUT?

La inscripción en el RUT, debe hacerse antes de la iniciación de actividades económicas como importador, exportador o usuario aduanero. Las personas naturales que deben declarar el impuesto sobre la renta, tienen un plazo para dicha inscripción, esta fecha será anunciada por el DIAN. Con la debida inscripción en el Registro Único Tributario se evitan sanciones como:
  • La clausura del establecimiento o multas que pueden llegar a ser de una unidad de valor tributaria (UVT), la misma se contabiliza por cada día de retraso en tu inscripción.
  • Puedes sufrir una multa de diez UVT por no exhibir la certificación del RUT en un lugar visible.
  • Si tienes desactualizada la información, podrás sufrir una sanción de dos UVT por cada día de retraso en la inscripción.
  • Indicar datos falsos, incompletos o equivocados, se sancionará con una multa equivalente a cien UVT.
Para evitar este tipo de sanciones, lo mejor que puedes hacer es cumplir con los plazos de inscripción del RUT, así estarás legalmente en cuestiones de impuestos. El proceso es bastante sencillo y si tienes dudas de los requisitos necesarios para tramitar este documento, solo debes leer con cuidado este artículo.

¿Dónde se tramita el RUT?

Todos los trámites relacionados con el Registro Único Tributario (RUT), bien sea inscripción, actualización, solicitud de cancelación deben hacerse en el sitio web de la DIAN. Para ingresar a esta plataforma solo debes crearte un usuario y contraseña. Para realizar este tipo de gestiones necesitas disponer de un computador y un buen internet. Pues el proceso es bastante sencillo. Algunos trámites como formalización de inscripción requieren que el usuario acuda personalmente o mediante un apoderado autorizado. Si necesitas ir a las oficinas de la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), deberás solicitar una cita previamente, ya que actualmente lo hacen de esta manera para evitarle al usuario largas filas. Ten en cuenta que todos estos trámites son completamente gratuitos, así que no dudes en hacer la gestión para que cumplas tus obligaciones como ciudadano en Colombia. De esta manera, te ahorrarás problemas y sanciones innecesarias con la Dirección de impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN).