¿Qué es el certificado CAE y cómo obtenerlo?

Si alguna vez quisiste hacer un trámite en la AFIP, probablemente te habrás necesitado un CAE. Se trata de un Código de Autorización Electrónico que viene en formato numérico, algo que también ocurre con el CAI, que la entidad te da para autorizar la emisión de un comprobante vía web. Por lo tanto, sin este certificado, la factura no tiene una validez fiscal.

¿Cuál es la importancia del CAE?

La importancia del CAE radica en varios puntos. En primer lugar, se trata de un código que debe informarse en la factura electrónica, siendo que también debe aparecer consignado el vencimiento, que es el plazo para que se informe al cliente. Del mismo modo, aparece el código de comprobante y todos los datos tradicionales de las facturas.

El comprobante CAE es único para las facturas tipo A, pero puede ser el mismo para las facturas B que aparezcan consecutivas del mismo día, cada una menor a unos $1000. En este caso, se autorizan las facturas B en una única operación que aparece con el monto total de ambas “facturas”.

Por lo tanto, este código de autorización electrónico, que es conocido por las siglas del CAE, aparece en un formato numérico. Siempre lo otorga la AFIP para autorizar la emisión de algún comprobante de su propio sitio web, ya que se trata de una forma de verificar que todo está en regla a la hora de hacer una operación. También se puede hacer a través de la clave fiscal por los comprobantes en línea.

La validez fiscal es importante para las facturas electrónicas, ya que, en caso de que no tengan un comprobante CAE, no serán reconocidos como algo oficial. Esto se hace para prevenir distintos tipos de fraude, por lo que siempre el código debe aparecer informado junto al vencimiento de esta. Cabe destacar que el código de barras pasa a ser opcional, pues no es requisito esencial para tramitar.

Requisitos para obtener el certificado CAE

Existen una serie de requisitos indispensables a la hora de obtener el certificado CAE. También vale aclarar que, antes de ponerte a averiguar cuáles son, puede que solamente quieras consultar el estado de tu trámite. Si ese es tu caso, tan solo deberás ingresar al link que te dejamos aquí.

Por lo tanto, si ya apareces considerado como un responsable inscripto en IVA vas a necesitar:

  • El programa aplicado del AFIP DGI- RECE. Este tiene un significado de Régimen de emisión de comprobantes electrónicos. Básicamente significa que podrá ser utilizado hasta el 2020 para que puedas solicitar la autorización para los comprobantes electrónicos.
  • El intercambio de la información basándose en el de la Web Service de las facturas electrónicas, el cual se conoce como WSFE
  • El servicio de tu clave fiscal propia con los componentes en línea
  • Para que tengas la capacidad de obtener más información acerca de los certificados y los accesos, es recomendable que ingreses al micrositio Web services

En caso de que seas un monotributista a de una persona exenta al IVA, los requisitos se modifican un poco:

  • El intercambio de la información basándose en el de la Web Service de las facturas electrónicas, el cual es conocido como WSFE. Es decir, lo mismo que ocurría en el ejemplo anterior.
  • Tu servicio con la clave fiscal con los comprobantes en línea
  • Aquí la diferencia está en que la solicitud deberá ser realizada por cada uno de los puntos de venta. Esto siempre implicará que deberá ser específico y totalmente diferente a los que se hayan utilizado para los documentos que sean emitidos.

Todos estos preparativos deben darse a través del sistema electrónico que es conocido como el control fiscal, además de los regímenes tales como los sistemas de facturación. Cabe aclarar que los documentos electrónicos de cada uno de los puntos de venta deben aparecer en la correlatividad consignada, generando una numeración que concuerde con la referencia cronológica a la que haga referencia.

También es importante que tengas en claro que los contribuyentes que tengan la obligación fiscal de emitir sus comprobantes electrónicos no tienen que hacer empadronamientos para poder empezar a emitir sus propias facturas electrónicas. Sabiendo esto, podemos ver cómo obtener el certificado CAE paso por paso.

Pasos a seguir para obtener el certificado CAE

Lo primero que tendrás que hacer será efectuar la habilitación del servicio de regímenes de facturación y la registración por las siglas, las cuales pueden ser RECE, RFI, REAR. De este modo, te podrás dar de alta desde este link que te dejamos aquí. En la opción de los servicios administrativos de clave fiscal, tendrás que acceder a la sección administrador de las relaciones de la clave fiscal.

En caso de que no sepas hacer lo anterior, podrás tener un instructivo muy detallado desde este link. Sabiendo esto, deberás proceder a la creación de los puntos de venta para las facturas electrónicas. Esto se hace ingresando al servicio de la administración

Debes crear los puntos de ventas para las facturas electrónicas. También será necesario que entres al servicio de la administración de puntos de venta y domicilios. Una vez que hayas entrado, tendrás que seleccionar la empresa, ingresando al menú de A/B/M de los puntos de venta. Allí será necesario buscar el botón agregar que aparece al final del formulario.

Una vez que hayas hecho este procedimiento, opta por ingresar el número del punto de venta y un nombre de fantasía. A continuación, elige la opción RECE para aplicativo y web services, además del sistema de facturación que quieras asociar. Es el momento en el que también elegirás domicilio, por lo que efectúa la confirmación y selecciona el botón aceptar. Una vez que este procedimiento se haya realizado de forma exitosa, el punto de venta ya habrá sido de alta. Por lo tanto, se podrá utilizar.

En el caso de los monotributistas la situación cambia. Básicamente, la opción que deberán elegir es otra, ya que habrá que ir a Factura electrónica – Monotributo – Web Services. Una vez hecho esto, deberán anotar el número del punto de venta que ya se encuentre habilitado, pues aparecerá en la factura para que no ocurran algunos despropósitos ilegales.

Otro punto importante es que generes tu certificado digital, que sería el primer paso de todo este asunto. Se tratará de un archivo CSR, por lo que aquí tienes algo más de información complementaria. Por lo tanto, el certificado digital será como una especie de llave con la que podrás identificarte frente a la AFIP cada vez que se emita alguna factura, asegurando que todo está en buenas condiciones.

Como te habíamos comentado, el tipo de archivo .csr que se obtuvo en el paso anterior te servirá para obtener el certificado digital .crt desde el sitio web oficial de la AFIP. En caso de que quieras ingresar, podrás hacerlo a través de este enlace.

Sabiendo esto, deberás ingresar a la Clave Fiscal, algo que te será de utilidad para entrar en la administración de certificados digitales. Una vez que lo hayas hecho, tendrás la posibilidad de completar todos los datos fiscales, como el alias que corresponde y el archivo .csr. Cuando generes el alias estarás confirmando toda tu información.

¿Ya agregaste tu alias? Pues en este momento aparecerá el nombre en conjunto con la leyenda. Lo que deberás hacer es dar clic donde dice “ver”. Una vez que lo hayas hecho, aparecerá una nueva ventana con el link que te dará la posibilidad de descargar el archivo .crt del que te habíamos hablado. Se trata del certificado digital que es expedido por la AFIP y que te permitirá hacer la factura electrónica de manera legal.

Cabe destacar que, una vez que lo hayas descargado, tendrás que guardarlo en un sitio seguro y que recuerdes, ya que se te pedirá en un paso posterior. Sabiendo esto, deberás hacer la asociación del contribuyente a la web service de todas las facturas electrónicas. Para esto, habrás de ingresar en los servicios administrativos de la clave fiscal y el administrador de las relaciones de la clave fiscal.

Una vez hecho esto, será necesario que presiones el botón que dice Nueva Relación – Buscar Servicios – AFIP WebServices. Luego tendrás que elegir el botón que aparece como ícono del logo de la AFIP y hacer clic en la palabra WebServices. Allí tendrás que buscar en el listado que se presenta la opción Facturación Electrónica – Factura Electrónica.

Si ya lo has hecho, tendrás que asociar al computador fiscal con el nombre de tu empresa, que se encuentra al servicio de la facturación electrónica, todo en la opción del mismo nombre. Si buscas continuar con la operación, deberás presionar en el botón que dice confirmar.

En este punto ya habrás elegido la entidad autorizante del código CUIT, por lo que el representado también aparecerá con tu número CUIT, además del servicio que será la factura electrónica y el representante que será el computador fiscal que habrá seleccionado el nombre de tu empresa. Entonces, deberás elegir el botón de confirmar.

Una vez hecho esto, podría decirse que ya está realizado. Es decir, el número de CUIT contribuyente de tu web service de la factura de AFIP está preparado, porque ya tiene su propio archivo .crt que funciona como el certificado digital, por lo que será necesario cada vez que debas emitir la factura frente a la propia AFIP.

Cómo renovar el certificado CAE

En este punto, conviene decir que siempre el certificado CAE tendrá una fecha de vencimiento, algo que no todas las personas saben. Básicamente, significa que esta fecha tendrá que ser colocada a la disposición de la factura electrónica que tenga el cliente, por lo que el plazo es de los 10 primeros días corridos desde que el CAE sea asignado.

De manera “solitaria” la factura electrónica no obtiene ninguna fecha de vencimiento, sino que es el propio certificado el que la genera. Esto es así porque los certificados electrónicos que se generaron desde la página de la AFIP han sido descargados en el formato .csr del que habíamos hablado, por lo que tienen la posibilidad de convertirse a uno PDX. Es por esto que estos son los que tienen una fecha fijada por la AFIP, la cual tiene una vigencia entre 1 o 2 años, según sea el caso.

Por lo tanto, vemos que los certificados digitales se pueden tramitar desde el momento que queramos. No será esencial esperar a que se venza el que tengas actualmente, por lo que, en realidad, siempre es conveniente estar anticipado. También es importante decir que, una vez que lo hayas obtenido, se sugiere que el archivo se presente con la extensión en pdx, ya que eso hará que se reemplace en el servidor o la PC para resguardar los datos electrónicos.

Ahora que sabes de la importancia de tener el certificado CAE, puede parecer un proceso complejo, pero la realidad es que, una vez que te acostumbras a realizarlo, te das cuenta de que es un simple proceso burocrático.

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